町職員(以下「職員」という。)が、その職務に関して外部から受ける働きかけについて、記録、報告及び情報共有の手続を定め、組織として適切な対応の徹底を図るとともに、それらの内容を住民に公表することにより、公正で開かれた町政の推進に資することを目的とする。

2　定義

この要領において「働きかけ」とは、職員にその職務上の行為をさせるように、又はさせないようにするために、要望、提案、苦情等(以下「要望等」という。)を伝え、又はあっせん行為を行う、次のものをいう。ただし、公式若しくは公開の場でなされたもの又は書面によりなされたものは除く。

ア　住民や団体からなされた次のもので、所属長がこの要領の手続により取り扱うことが適当と認めたもの

(ア)　要望等又はあっせん行為の内容が、重要なもの又は他の課にも関係があり対応に調整を要するもの

(イ)　要望等又はあっせん行為が、職員の中止の求めにもかかわらず、長時間、繰り返し又は威圧的な言動を伴ってなされたもの

イ　町議会議員、国会議員及び県議会議員からなされたもの

3　働きかけの記録

働きかけを受けた職員(以下「対応職員」という。)は、速やかに、その内容について次の事項を、別紙「働きかけ記録票」(以下「記録票」という。)に記録するものとする。

ア　受付日時

イ　受付方法及び場所

ウ　働きかけのあった相手方の氏名、所属団体等

エ　対応職員の所属、職、氏名

オ　働きかけの内容

カ　その他の参考事項

4　働きかけの報告等

(1)　対応職員は、受けた働きかけの内容について、3の記録票を用いて所属長に報告するものとする。

(2)　(1)の報告を受けた所属長は、自らの責任において処理すべきと判断する案件を除き、町長及び副町長に働きかけの内容を報告するものとする。

(3)　(2)の報告に際し、所属長は、報告を受けた働きかけに対する対応方針案を付すものとする。ただし、緊急性の高い働きかけについてはこの限りではない。

(4)　対応方針が決定された後は、所属長が働きかけを行った相手方にその対応方針を回答するものとする。

(5)　対応方針を回答した所属長は、対応結果を記録票に記録したうえで、町長へ報告するものとする。

5　記録票の保管・保存及び開示

(1)　所属長は、記録票を保管・保存ものとする。

(2)　記録票は、東洋町情報公開条例(以下「条例」という。)第5条に定める公文書として開示請求の対象となり、開示・非開示の判断に当たっては条例第6条の規定が適用される。

6　働きかけの内容等の公表

情報公開担当課長は、受けた働きかけの内容及びそれに対する町の対応結果を随時まとめて公表するものとする。

7　施行期日

この要領は、平成24年2月2日から施行する。