○東洋町文書取扱規程
平成11年4月1日
規程第2号
第1章 総則
(目的)
第1条 この規程は、法令その他別に定めるものを除き、東洋町における文書の取扱について必要な事項を定め、もって文書の適正な管理と事務の効率的な運用を図ることを目的とする。
(1) 課 東洋町課設置条例(平成16年東洋町条例第1号)第1条に規定する課をいう。
(2) 課長 東洋町の職員の職の設置に関する規則(昭和36年東洋町規則第3号)第2条第2項に掲げる職をいう。
(3) 文書 事務を処理するために作成される書類、帳簿、伝票及び図面その他の資料等の記録一切をいう。
(4) 収受文書 役場に到達した文書をいう。
(5) 発送文書 役場から発送する文書をいう。
(6) 回議書 事案の処理について上司の許可、決定又は承認等の意思決定を受けるために作成された文書をいう。
(7) 決裁文書 決裁済みの回議書及び報告、回答等の文書をいう。
(8) 対内文書 庁内各課及び町の機関相互において収発する文書をいう。
(9) 対外文書 対内文書以外の文書をいう。
(文書取扱いの原則)
第3条 事案の処理は、すべて文書によるものとする。
2 文書は、正確、迅速、丁寧に取扱い、常に整理して事務の効率的な運営を確保するように努め、処理後の保管及び保存を適正に行わなければならない。
3 文書は、上司の許可を得ないで職員以外の者にその内容を告げ、謄写若しくは閲覧させ、又はその写しを与えてはならない。
(総括管理)
第4条 総務課長は、文書の収受、配布、発送、保存及び廃棄の事務について総括する。
(課長の職務)
第5条 各課長は、この規程の定めるところにより、その所管する文書事務について迅速かつ適正に処理しなければならない。
(文書取扱員)
第6条 総務課に文書取扱員を置く。
2 文書取扱員は、受付庶務係をもって充てる。
(文書取扱員の職務)
第7条 文書取扱員は、総務課長の命を受け、次に掲げる事務を処理し、その適正な管理及び運営に努めなければならない。
(1) 文書の収受、配布及び発送に関すること。
(2) 文書の処理の促進に関すること。
(3) その他文書処理について必要なこと。
(文書の種類)
第8条 文書は、一般文書、公示文書、議案書及び専決処分書、令達文書、契約文書並びに法規文書に区分する。
2 一般文書は、次のとおりとする。
(1) 往復文書
ア 照会 相手方に対して一定の事実、意見等について問い合わせるもの
イ 回答 照会、依頼又は協議等に対して応答するもの
ウ 協議 相手方の同意を求めるもの
エ 通知 一定の事実又は意思を特定の相手に知らせるもの
オ 依頼 相手方に対して一定の行為を求めるもの
カ 送付 物品又は書類を相手方に送り届けるもの
キ 報告 一定の事実その他について上司又は上級官庁に知らせるもの
ク 届出 一定の事項について願い出るもの
ケ 申請 許可、認可、承認、交付その他一定の行為を求めるもの
コ 願い 一定の事項について願い出るもの
サ 進達 経由文書を上級官庁に取り次ぐもの
シ 副申 許可、申請書等を進達する場合に、経由機関が意見を述べるもの
ス 勧告 法令等に基づき一定の行為をすること又はしないことを相手方に勧めるもの
セ 諮問 一定の機関に対して調査若しくは審議を求め、又はそれに基づく意見を求めるもの
ソ 答申 諮問を受けた機関等がその諮問事項について意見を述べるもの
タ 建議 諮問を受けた機関等がその属する行政機関又はその他の機関に対し将来の行為に関し意見を述べるもの
(2) 内部文書
ア 復命 上司から命ぜられた任務の結果等について報告するもの
イ 事務引継 職員が退職、休暇、転任等となった場合に、担当事務の処理てんまつを後任者に引継ぐもの
(3) 儀礼文書
ア 書簡文 依頼状、礼状、あいさつ状、案内状などで私文書の形式により発するもの
イ あいさつ文 式辞、祝辞、告示、訓示、答辞、弔辞等
ウ 表彰文 賞状、表彰状、感謝状
(4) その他の文書
ア 請願 損害の救済、公務員の罷免、法律、命令又は規則の制定、廃止又は改正その他の事項に関し、行政機関に対し希望を述べるもの
イ 陳情 行政機関に対し希望を述べるもの
ウ 証明 特定の事実、法律関係その他の存否を公に認識する旨の表示をするもの
エ 要綱 事務を処理するに当たっての基本となる事柄をまとめたもの
オ 要領 事務を処理するに当たっての具体的な処理基準など実際に事務を処理する上での手続をまとめたもの
カ 会議録・議事録 会議の次第、出席者、内容等を記載して、会議の経過を記録するもの
3 公示文書は、次のとおりとする。
(1) 告示 一定の事項を法令の規定に基づき、広く一般に周知させるために公示するもの
(2) 広告 一定の事項を特定の個人又は一般に周知させるために公示するもの
4 議案書及び専決処分書は、次のとおりとする。
(1) 議案書 議会において議決しなければならない事項について、町長又は議員が議会に提出するために作成したもの
(2) 専決処分書 議会において議決(決定)すべき事項に関して、必要な議決(決定)が得られない場合の補充的手段として町長が処分するもの、又は議会の権限に属する軽易な事項について議会の委任に基づいて町長が処分するもの
5 令達文書は、次のとおりとする。
(1) 規程(訓令) 本庁又は出先機関に対して命令するもの
(2) 指令 申請又は願いに対して、許可し、認可し、又は指示・命令するもの
(3) 通達 所管の機関又は職員に対し、法令の解釈、職務執行上の方針その他の細目的事項に関し、指示又は命令するもの
(4) 依命通達 通達事項を命令権者の命を受けて、その補助職員が自己の名で通達するもの
6 契約文書は、次のとおりとする。
一定の法律効果の発生を目的とする2以上の当事者の相対立する意思の合意の内容を明らかにした書面
7 法規文書は、次のとおりとする。
(1) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定に基づき制定するもの
(2) 規則 地方自治法第15条の規定に基づき制定するもの
(文書処理の年度)
第9条 文書処理に関する年度区分は、一般文書及び契約文書にあっては4月1日から3月31日まで、公示文書、議案書及び専決処分書、令達文書並びに法規文書にあっては、1月1日から12月31日までとする。ただし、総務課長が認めたものにあっては、この限りでない。
(3) 条例、規則及び規程(訓令)については、その区分の左に「東洋町」を冠し、総務課長が告示簿(様式第4号)により一連番号を付けること。
(4) 告示については、その区分の左に「東洋町」を冠し、総務課長が告示簿(様式第4号)により一連番号を付けること。
(5) 議案等については、その区分を冠し、総務課長が議案等番号簿(様式第5号(会議結果報告書に添付される審議結果報告等の文書をもって代用する。))により一連番号を付けること。
2 対内文書については、「事務連絡」とし、対外文書のうち軽易なものは「号外」又は「事務連絡」とすることができる。
(1) 軽易なものについては、副町長、課長名又は役場名、課名
(2) 対外文書のうち、課長あての照会その他の文書に対する回答は、課長の職氏名
(3) 対内文書にあっては、特に定めるものを除き、副町長、課長名
(あて先)
第12条 文書のあて先は、原則として職、氏名を記載するものとする。
2 敬称は、すべての文書に「様」を用いるものとする。
(文書の書き方)
第13条 文書の書き方は、左横書きとする。ただし、次に掲げるものは、この限りでない。
(1) 法令の規定により、様式が縦書きと定められたもの
(2) 他の官公庁が様式を縦書きに定めたもの
(3) 祝辞、式辞、弔辞その他これらに類するもの
(4) その他総務課長が縦書きを要すると認めたもの
(文書の日付)
第14条 発送する文書の日付は、特に指示があるものを除き発送する日とする。
第2章 文書の収受及び配布
(到着文書の処理)
第15条 到着した文書は、すべて総務課で収受する。
2 前項の文書中に町で収受すべきでないものがあるときは、直ちに返却、転送その他必要な措置をとらなければならない。
3 第1項の文書中に郵便料金の未収又は不足のあるものは、官公庁等から発せられたもの又は総務課長が必要と認めたものに限り、その収納又は不足料金を納付して収受するものとする。
(収受文書の配布)
第16条 総務課で収受した文書は、次に掲げるところにより主管課に配布しなければならない。
(1) あて先の課が明記されている文書 総務課で開封し、一連の受付事務完了後に町長、副町長に回付し査閲を得てから関係の課に配布する。ただし、町長、副町長が不在の場合で緊急な文書等があるときは、町長、副町長への回付を得ずしてそれぞれの担当課長で措置し、重要なものについては町長、副町長の後閲を受けること。
(2) 親展文書及び「秘」等の表示のしてある文書 町長又は副町長あての文書は、町長又は副町長に直接渡し、その他のものは、それぞれのあて先人に渡すこと。
(3) 書留、内容証明等特別な郵便物 役場あてのものについては、原則として文書取扱員において収受し、係名並びに担当名を明記したものについては速やかに係並びに担当に配布するものとする。
(4) 官公庁等からの金券 送金通知書については、金券受理簿(様式第6号)に記載してそれぞれの係に手渡し、受領印を受けること。
2 2以上の課に関係すると認められる文書は、最も関係のあると認められる課に配布するものとする。
(総務課以外で受領した文書の取扱い)
第17条 職員が出張先で直接受領した文書又は課で直接受領した文書は、文書取扱員に回付して収受の手続を執るものとする。また、配布先が不明な文書があるときは、直ちに文書取扱員に回付するものとする。
(勤務時間外に到着した文書の取扱い)
第19条 勤務時間外に到着した文書の取扱いについては、職員が勤務中のときは職員が収受し、それ以外のときは宿直者又は当直者が一旦収受し、その後速やかに文書取扱員に引き継がなければならない。
(返送文書の取扱い)
第20条 返送されてきた文書は、第16条の規定に準じて処理するものとする。
2 返送を受けた主管の課長は、文書発送簿の訂正、再発送の手続等、直ちに適切な処理をしなければならない。
(収受文書の即日配布)
第21条 第15条の規定により総務課で収受した文書は、当日中に配布するものとする。
(誤配文書の取扱い)
第22条 各課長は、配布を受けた文書中、主管に属さないものがあるときは、各課相互に転送することなく、直ちにその理由を付して、総務課に返さなければならない。
第3章 文書の処理
2 前項のその他の文書とは、新聞、雑誌、カタログ、ポスター、パンフレット、私文書、あいさつ状及び簡単な報告書等で保存又は処理を要しないものをいう。ただし、県庁から発信文で事務連絡、号外となっていても、公文書と同一視される文書は受付をすること。
3 年間を通じて相当量収受する申請書等は、申請書等だけをまとめ、一連番号を付して処理することができるものとする。
4 親展文書及び秘等の表示のしてある文書は、開封しないで文書受付簿に日付、発信者、あて先人及び件名簿欄に親展、秘の別を記載するものとする。
5 受付文書のうち、収受の日付が権利の得失に関係のあるものの表皮は、その文書に添付しておかなければならない。
(受付文書の処理)
第24条 受付文書で、他の課等に関係するものは、速やかにその旨を関係課に連絡し、又はその写しを送付しなければならない。
(一応供覧)
第25条 受付文書のうち、次の各号のいずれかに該当するものは、受理印を押さずに直ちに上司に供し、指示を受けなければならない。
(1) 速やかに事案の内容を上司の閲覧に供する必要があるもの
(2) 重要な事案で上司の指示により処理する必要のあるもの
(3) 事務の性質又は調査等のため、事案の処理に日時を要するもの
(供覧)
第26条 受付文書のうち特別の処理を必要としないで単に上司の閲覧に供することをもって足りるものは、その文書の余白を用いて参考事項を付記し、上司の閲覧に供するものとする。
第4章 文書の起案
(起案)
第27条 文書の起案は、起案用紙(ワープロ等により起案する場合は、起案用紙の様式に準ずること。)を用いて行うものとする。ただし、次に掲げるものは、この限りでない。
(1) 処理について、一定の帳票が定められているもの
(2) 定例又は軽易な事案で、直ちに処理案を本書の余白に朱書することにより処理できるもの
2 起案用紙による起案は、次によらなければならない。
(1) 1文書につき1起案とすること。ただし、同一性の事案については、「第1案」、「第2案」等により一括処理することができる。
(2) 東洋町事務決裁規程(平成23年東洋町規程第2号)に定めるところにより、決裁区分を表示し、回議する必要のない上司欄は、斜線を引くこと。
(3) 保存期間、起案年月日等の所定事項を必ず記載すること。
(4) 標題は、できるだけ起案の要旨を明らかにすること。
(5) 文案は、分かりやすい口語体とし、文体、理由、経過及び参考事項の順に簡潔に記載し、できるだけ箇条書きにすること。
(6) 字句を訂正したいときは、その箇所を二重の線で消すこと。
(7) 起案に当たって参考とした資料、参照とした法令条文その他の参考事項は、努めて要旨を抜き書きし、又は関係書類を添えること。
(8) 起案事件について経費を伴う場合は、経費の概算及び予算措置に関する事項を記載すること。
(9) 受付文書に基づく起案は、当該受付文書を添えること。
(特別取扱いの表示)
第28条 回議書には、必要に応じて、次に掲げる区分による表示を起案用紙の欄外右上に朱記するものとする。
(1) 重要なもの 「重要」
(2) 至急処理を求めるもの 「至急」
(3) 法規文書及び規程(訓令) 「例規」
(4) 公示文書 「公示」
(5) 議会に付議すべきもの 「議案」
(6) 秘密を要するもの 「秘」
(回議)
第29条 回議は、当該事務の決裁区分に従い、起案者から順次回議して決裁を受けるものとする。
2 回議を受けた上司が、起案内容に異議があるときは、起案内容の修正又は廃棄等の処分を命ずることができる。
3 同一事件で回議を重ねるものは、前回までの回議書を添え処理経過を明らかにするものとする。
(合議)
第30条 回議書で他の課に関係のあるものは、次に掲げるところにより決裁を受けること。
(1) 他の課に関係のあるものは、主管課長の決裁を受けた後、関係の課に合議をすること。
2 合議を受けるのは、課長とする。ただし、回議書は、記帳等を要するものについては、係員を経由するものとする。
(同時合議)
第31条 緊急に決定を要する事案で複雑なもの又は合議題が多い場合は、前条の規定にかかわらず、回議書の写しを配布し、又は関係課長等の会議をもって合議することができる。
2 同時合議を行ったときは、回議書に次の書類を添付して回議しなければならない。
(1) 回議書の写しを配布したときは、その意見
(2) 会議を開いたときは、会議のてんまつ書
(合議文書)
第32条 合議を受けた事項について異議がないときは、押印し、直ちに回付しなければならない。
2 合議を受けた事案について異議があるときは、主管課長に協議し、協議が調わないときは、上司の指揮を受けなければならない。
3 合議を受けた事案の結果を知る必要があるときは、その課長名の上に「要再回」と朱書するものとする。
4 前項の規定により、再回付を求められた合議文書は、決裁を受けた後、直ちに当該課長にその結果を連絡しなければならない。
(回議書が廃棄となった場合等の処理)
第33条 回議書が否決されたとき、合議したときの趣旨と異なって決裁されたとき又はその内容が加除補正されたときは、その理由を付して合議した関係の課に通知しなければならない。
2 決裁文書を廃止し、又は施行を保留する必要が生じたときは、その理由を付して合議した関係の課に通知しなければならない。
第5章 決裁
(決裁)
第34条 決裁権者は、回議書の回付を受けたときは、速やかに査閲し、その可否を決定しなければならない。
(代決)
第35条 東洋町事務決裁規程第17条の規定により代決するときは、決裁者欄に「代決」の表示をして、代決者が押印しなければならない。
(決裁文書)
第36条 決裁文書には、決裁者において決裁の年月日を記載するものとする。
第6章 施行
(施行)
第37条 事案が決裁されたときは、直ちに施行の手続をとらなければならない。ただし、直ちに施行できないものについては、上司の指揮を受けるものとする。
(印刷)
第38条 決裁文書の施行に当たり印刷を要するものは、原則として主管課においてこれを行うものとする。ただし、議案書として印刷するときは、総務課において一括行うものとする。
(公印の押印)
第39条 施行する文書には、公印を押さなければならない。ただし、次に掲げるものは、押印を省略することができる。
(1) 対内文書
(2) 他の行政機関に提出する軽易なもの及び定例的なもの
(3) 町民に周知、回覧するもの及び軽易な文書
2 重要なもの又は権利の得失に関係のある文書は、決裁文書と契印(東洋町公印規則(昭和34年東洋町規則第1号)別表第2の契印シの印)をしなければならない。
3 契約文書、登記文書その他とじ替えを禁ずる文書には、そのとじ日に割印をしなければならない。
(発送)
第40条 発送文書は、文書取扱員において文書発送簿(様式第2号)に記載した上、次に掲げるところにより処理しなければならない。
(1) 所定の封筒又ははがきの表面に送付先を明記するとともに、送付者の所属も併せて明記し、封筒は封かんすること。
(2) 小包その他特別の梱包を必要とするものは荷造りし、送付先を明記すること。
(3) 発送の際特別の扱いを必要とするものは、その表面に速達、書留、親展、配達証明等必要な表示をすること。
(発送の処理)
第41条 文書を発送するときは、各種の取扱いを比較し、最小の経費で発送するよう努めなければならない。
2 文書の発送は、郵送又は使送の方法により行う。ただし、必要があるときは、自動車便又は鉄道便等を利用することができる。
3 郵送は、料金後納扱いとする。ただし、これにより難いときは、郵便切手又は国が発行する郵便はがき等を使用することができる。
第7章 文書の保管、保存及び廃棄
(文書の整理及び保管の原則)
第42条 文書は、事務要件ごとに系統的に分類し、一件書類としてファイルにとじた上、整理、保管するものとする。
2 文書の保管単位は、課とする。ただし、事務室の状況により、課単位での保管が困難な場合及び日常使用しない文書は、書庫等他の場所に保管するものとする。
3 文書の整理、保管は、各課内で係ごとに責任をもって、次に掲げる事務を処理するものとする。
(1) 文書の整理(分類と製本、文書名を記載)、保管、引継ぎ及び保存に関すること。
(保管用具)
第43条 庁舎内で日常使用する文書の整理及び保管に当たっては、各課に割当てられたキャビネットに収納するものとする。
(文書の保管及び整理)
第44条 職員は、執務中を除き、文書を自己の手元に置いてはならない。
2 文書は、文書名を記載したラベルを貼った個別ファイルにとじて、各課ごとにキャビネットの所定の位置に保管するものとする。
3 キャビネットは、原則として当該年度文書を収納するが当該文書以前の年度の文書であっても日常使用する文書は保管するものとする。
4 その他日常使用しない重要な文書並びに歳入、歳出に関する帳簿等は、保存期限を付して庁舎1階書庫に収納するものとする。これら以外の文書類は、甲浦小学校旧生見分校校舎に文書保存箱で収納し、文書名を記載したラベルを貼って保存するものとする。
5 各課に共通する文書は、総務課で整理、保管するものとする。ただし、各課で整理、保管することが事務の効率上有用な場合は、この限りでない。
(文書の保存期間及び保存区分)
第45条 文書の保存期間は、特に定めのあるものを除き、永久、10年、5年、3年、1年の5種類とし、その区分はおおむね次のとおりとする。
(1) 永久保存
ア 告示簿
イ 法令、条例、規則その他例規の原議に関する書類(法令集、例規集等で整理され保存の意義を失ったものは廃棄する。)
ウ 官公庁からの令達、通知、往復文書等で将来にわたり町の行政事務及び団体、個人の権利の得失に関する特に重要な文書(法令集、例規集等に整理され保存の意義を失ったときは廃棄する。)
エ 町議会の会議録、決議書等会議の記録に関する書類
オ 職員の身分、身体、賞罰、任免等人事に関する書類(発令簿、職員録、履歴書、宣誓書等)
カ 特別職等の名簿及び記録並びに各種委員の記録
キ 訴願、請願に関する書類のうち将来町の施策に影響を与える可能性があると思われるもの
ク 訴訟及び審査請求に関する書類
ケ 認可、許可に関する書類のうち将来にわたり町の行政事務及び団体、個人の権利の得失に関係すると思われる重要なもの
コ 予算、決算、出納及び財務に関する書類のうち特に重要なもの(予算書、決算書、決算統計、交付税算定書、これらに関する結果集計書等)
サ 町有財産の取得、管理及び処分等に関する書類(町有財産管理台帳、許可書、承諾書、売渡書、登記済証等)
シ 契約に関する書類のうち重要なもの(大規模な工事契約書、不動産等売買契約書、不動産等賃貸借契約書、これらに類する重要な契約書等)
ス 金銭の支払いに関する証拠書類のうち権利の得失に関するもの
セ 町債及び借入金に関する書類のうち重要なもの(起債借入書類等)
ソ 重要な事業計画及びその実施に関する書類(各種振興計画、大規模な開発計画の申請書等)
タ 町村合併、境界変更及び配置分合に関するもの
チ 統計に関する書類のうち重要なもの(指定統計の結果報告書、国の省庁の統計書、県の統計書等)
ツ 町史及びその編さん上必要な資料のうち文化財調査委員会で保存を決定したもの
テ 褒章、表彰、儀式に関する書類(勲章の記録、褒章及び表彰記録、記念行事の記録出版物等)
ト 原簿、各種台帳のうち特に重要なもの(土地台帳、課税台帳、丈量帳等)
ナ 事務引継ぎに関する書類のうち重要なもの(将来にわたり確認を保持すべき事項、事務事業の未決事項等)
ニ 申請、報告及び届出に関する書類のうち特に重要なもの(記録として残す必要のある書類等)
ヌ 特殊な処分又は事務の創始、改廃に関する書類のうち重要なもの
ネ 機関の設置、廃止に関する書類のうち重要なもの
ノ 寄附行為に関する記録
ハ 町広報及び議会広報
ヒ その他永久保存の必要があると認められるもの
(2) 10年保存
ア 町議会に関する書類で長期にわたり参照するもの
イ 金銭の支払いに関する証拠書類で一定期間保存を必要とするもの(年度別の収入票、支出票)
ウ 各種台帳で一定期間保存を必要とするもの
エ 官公庁への調査、報告で一定期間の保存を決められているが永久保存ほど必要性がないもの
オ 町税及び税外収入に関する書類のうち重要なもの
カ 契約、工事、物品等に関する書類のうち重要なもの
キ 陳情書等で重要なもの(措置されるまで一定期間保存を要するもの)
ク 申請、報告及び届出に関する書類のうち重要なもの
ケ 通知、照会、回答に関する書類のうち重要なもの
コ 外国人登録に関する重要な書類
サ 原簿、台帳等で重要なもの
シ その他10年保存の必要があると認められるもの
(3) 5年保存
ア 町税及び税外収入に関する通常の書類
イ 出納、経理に関する書類
ウ 申請、報告及び届出に関する書類
エ 調査、統計、通知、照会、回答、証明に関する書類で永久保存の必要はないが、比較的長期にわたって参照するもの
オ 出張命令、復命に関する書類
カ 給与の支払いに関するもの
キ 重要文書の発受に関するもの
ク 宿日直日誌
ケ 消耗品及び材料等に関するもの
コ その他5年保存の必要があると認められるもの
(4) 3年保存
ア 申請、報告及び届出に関する書類のうち軽易なもの
イ 文書の受付、発送に関する書類
ウ 財産、営造物に関する重要でないもの
エ 予算、決算出納に関する軽易なもの
オ 調査、報告、通知等軽易なもので、後日参照とするもの
カ その他3年保存の必要があると認められるもの
(5) 1年保存
ア 台帳に登録した申請書及び届出書
イ 軽易な願い、届出等の往復文書で後日参照を必要としないもの
ウ 文書の収受、発送、処置に関するもの
エ 出勤、欠勤、休暇、忌引、住所・扶養(変更)等職員の権利に関する届出に係るもの
オ 調査、報告、通知等で軽易なもの
カ 前年度の文書で次年度以降にも利用する必要のあるもの
キ その他処理を終わった軽易な文書及び1年保存の必要があると認められるもの
(保存の起算)
第46条 文書の保存期間は、会計年度によるものは文書が完結した日の属する年度の翌年度の4月1日から、暦年によるものは文書が完結した日の属する年の翌年1月1日から起算する。
(文書の引継ぎ及び移替え)
第47条 各課長は、課において保管する必要がなくなった文書で、引続き保存すべきものについて、保存期間別に区分し、ファイル一覧表の配列順に文書保存箱に収納するとともに、ファイル一覧表の番号に沿って保存期間及び保存箱引継番号を記入し、総務課長に引き継がなければならない。
(保存文書の閲覧及び貸出し)
第48条 保存文書の閲覧又は貸出しを受けようとするものは、保存文書閲覧(貸出)簿(様式第7号)に必要事項を記入しなければならない。
2 保存文書の貸出期間は、原則として7日以内とする。
3 職員は、保存文書の抜取り、取替え、添削、転貸等をしてはならない。
(保存文書の廃棄)
第49条 総務課長は、毎年4月末日までに、保存期間が満了した保存文書を廃棄するものとする。この場合において、総務課長は、当該廃棄する保存文書の主管課長に協議するものとする。
2 各課長は、毎年4月末日までに、保存期間が1年の文書で保存期間を満了したものを廃棄するものとする。
(文書廃棄上の注意)
第50条 総務課長は、廃棄しようとする保存文書で、機密に属するもの又は他に悪用されるおそれのあるものを廃棄する場合は、焼却、裁断等の適当な方法を採らなければならない。
(町史編さん資料)
第51条 前2条の規定により廃棄する場合、総務課長が関係各課と協議して、町史編さん資料として必要と認めたものは、これを別に保存しなければならない。
(書庫等の管理)
第52条 第44条第4項の書庫は、総務課長が管理する。
2 総務課長以外のものが、第44条(文書の保管及び整理)第4項に掲げる書庫の文書の持出し及び文書保存箱を開封しようとするときは、総務課長又は文書取扱員の承認を受けなければならない。
3 書庫内では、喫煙、その他一切の火気を使用してはならない。
第8章 補則
(文書等の特例)
第53条 内容が簡易である文書、会計に関する文書、人事の発令に関する文書その他でこの規程の規定を運用することが困難又は不適当なものについては、主管課長と総務課長が協議して特例を定めることができる。
2 特例を定めたときは、その内容、事項について文書で明記し、総務課で保管する。
(その他)
第54条 この規程に定めるもののほか、文書の管理の細目に関し必要な事項は、別に定める。
附則
(施行期日)
1 この規程は、平成11年4月1日から施行する。
附則(平成15年6月26日規程第2号)
この規程は、平成15年6月28日から施行する。
付則(平成19年3月30日規程第1号)
この規程は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成27年8月13日規程第3号)
この規程は、公布の日から施行する。
附則(平成28年3月23日規程第4号)抄
(施行期日)
1 この規程は、行政不服審査法(平成26年法律第68号)の施行の日(平成28年4月1日)から施行する。
別表(第10条関係)
文書の記号
総務課 | 総務 |
税務課 | 税務 |
住民課 | 住民 |
産業建設課 | 産業 |
出納課 | 出納 |
